Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Real Leaf
Inhaber: Philip Eckhardt
Grüner Brunnenweg 146
50827 Köln

Telefon: +49 221 999 88 11 8
Fax: +49 221 969 866 83
E-Mail: b2b@real-leaf.de
Website: real-leaf.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unseres B2B-Shops und der damit verbundenen Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt stets auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Folgende Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO kommen dabei in Betracht:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bestellabwicklung, Kundenkonto).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern deine Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen (z. B. Gewährleistung der IT-Sicherheit).

3. Hosting und Server-Log-Files

Unser B2B-Shop wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Hostingprovider automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Files, die dein Browser übermittelt. Dies sind:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Seite
Übertragene Datenmenge
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP-Statuscode)
Browsertyp und Betriebssystem
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Erkennung von Missbrauch erhoben. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Server-Log-Files werden täglich rotiert und nach rund 30 Tagen automatisch gelöscht.

E-Mail-Server

Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir auf einem eigenen Mailserver, der bei der dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund, Deutschland gehostet wird. Nachrichten, die du uns sendest oder die der Shop an uns übermittelt (z. B. Registrierungsanträge mit Gewerbenachweis), werden dort gespeichert.

Datensicherungen

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir regelmäßig Sicherungen des Shops und der Datenbank. Sie liegen auf dem Server sowie auf Sicherungsspeicher der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Datenbanksicherungen bewahren wir rund 30 Tage auf, weitere Sicherungen in wenigen aufeinanderfolgenden Generationen. Daten, die im Shop gelöscht wurden, sind in älteren Sicherungen noch so lange enthalten, bis diese turnusmäßig überschrieben werden.

Auftragsverarbeitung

Mit den genannten Hosting-Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unsere Warenwirtschaft, in der Kunden- und Bestelldaten weiterverarbeitet werden, betreiben wir selbst.

Protokolle des Shopsystems

Das Shopsystem führt ein technisches Systemprotokoll (Fehler- und Betriebsmeldungen) sowie ein Versandprotokoll der vom Shop verschickten E-Mails (Betreff, Empfänger, Zeitpunkt – nicht der Inhalt). Diese Protokolle können Kundennummern und E-Mail-Adressen enthalten und werden nach rund 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit des Betriebs).

4. SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Du erkennst eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol in der Adresszeile deines Browsers und daran, dass die Adresszeile mit „https://" beginnt. Dadurch werden die Daten, die du an uns sendest (z. B. Anmeldedaten, Bestelldaten), verschlüsselt übertragen und können nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Cookies

Unser B2B-Shop verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese sind für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Folgende technisch notwendige Cookies verwenden wir:

Session-Cookie – Ermöglicht die Zuordnung deiner Seitenaufrufe zu einer Sitzung. Wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
Warenkorb-Cookie – Speichert die Inhalte deines Warenkorbs während der Sitzung.
Login-Cookie – Hält deinen Anmeldestatus aufrecht, damit du nicht auf jeder Seite erneut deine Zugangsdaten eingeben musst.

Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz). Danach ist eine Einwilligung nicht erforderlich, wenn die Speicherung von Informationen oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, damit du den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst nutzen kannst. Die Verarbeitung der durch Cookies erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien Betrieb des Shops).

Schriftarten

Die im Shop verwendeten Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server. Beim Laden der Seiten wird keine Verbindung zu Schriftarten-Diensten Dritter aufgebaut.

Besucherstatistik des Shopsystems

Das Shopsystem führt eine interne Besucherstatistik. Dabei werden je Besuch die gekürzte IP-Adresse, eine daraus gebildete Kennung, Browsertyp, Einstiegs- und Verweisseite sowie Datum und Uhrzeit gespeichert; bei angemeldeten Kunden kann der Besuch dem Kundenkonto und einer Bestellung zugeordnet werden. Für die Statistik werden keine zusätzlichen Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte gegeben. Die Einträge werden nach rund 180 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Auswertung der Shopnutzung und Erkennung von Missbrauch).

6. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder Fax kontaktierst, wird deine Anfrage einschließlich aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) von uns gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern deine Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung deiner Anfrage).

Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Anfrage entfallen ist oder du uns zur Löschung aufforderst – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen einer Löschung entgegen.

Kontaktformular

Nutzt du das Kontaktformular des Shops, werden deine Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht und weitere von dir ausgefüllte Felder) zusammen mit IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage verarbeitet und per E-Mail an uns übermittelt. Im Shop gespeicherte Kontaktanfragen werden nach 12 Monaten gelöscht; für die E-Mail in unserem Postfach gilt der vorstehende Absatz.

7. Kundenkonto und Registrierung

Unser B2B-Shop richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende im Sinne von § 14 BGB. Für die Nutzung des Shops ist eine Registrierung mit Kundenkonto erforderlich. Bei der Registrierung werden folgende Daten erhoben:

Firmenname
Name des Ansprechpartners
Geschäftsadresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)

Diese Daten benötigen wir zur Einrichtung und Verwaltung deines Kundenkontos sowie zur Abwicklung deiner Bestellungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten bleiben gespeichert, solange dein Kundenkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Gewerbenachweis und Freischaltung

Je nach Kundengruppe bitten wir bei der Registrierung um einen Gewerbenachweis (z. B. Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug) als Datei. Wir nutzen ihn ausschließlich, um deine Unternehmereigenschaft zu prüfen und dein Konto freizuschalten. Der Nachweis wird zugriffsgeschützt auf unserem Server gespeichert und mit dem Registrierungsantrag per E-Mail an unser Postfach übermittelt. Zugriff haben nur die mit der Freischaltung und Kundenbetreuung befassten Personen. Händlerpreise werden erst nach der Freischaltung angezeigt.

Im Shop bleibt der Nachweis für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Endet sie – etwa weil das Konto gelöscht oder gesperrt oder der Antrag abgelehnt wird –, löschen wir den Nachweis 30 Tage danach. Die E-Mail-Kopie in unserem Postfach bewahren wir nicht länger auf, als es für die Prüfung und die Dokumentation der Freischaltung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherstellung, dass ausschließlich Gewerbetreibende beliefert werden).

Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Gibst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, prüfen wir ihre Gültigkeit über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Dabei werden Länderkennung und Nummer übermittelt; zurück erhalten wir das Prüfergebnis und, soweit vom jeweiligen Mitgliedstaat bereitgestellt, Name und Anschrift des Unternehmens. Das Prüfergebnis wird kurzzeitig zwischengespeichert und 12 Monate protokolliert. Ist der Dienst nicht erreichbar, wird der Antrag ohne dieses Ergebnis manuell geprüft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Prüfung der Unternehmereigenschaft und korrekte umsatzsteuerliche Behandlung).

Anmeldung per Login-Link

Wir können dir einen persönlichen Login-Link per E-Mail senden, mit dem du dich ohne Passwort anmeldest. Dazu speichern wir den Link-Schlüssel zusammen mit deiner E-Mail-Adresse, der Gültigkeit und dem Zeitpunkt der letzten Nutzung. Abgelaufene oder deaktivierte Login-Links werden 90 Tage nach Ablauf gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Adressvorschläge bei der Eingabe

In Registrierung, Bestellvorgang und Adressverwaltung schlagen wir dir während der Eingabe passende Adressen vor. Dafür wird der von dir eingegebene Suchtext (Straße, ggf. Hausnummer und Land) über unseren eigenen Server an den Geodatendienst „Photon“ der komoot GmbH, Friedrich-Wilhelm-Boelcke-Straße 2, 14473 Potsdam, Deutschland übermittelt. Deine IP-Adresse, dein Name und dein Kundenkonto werden dabei nicht weitergegeben; der Dienst sieht nur die Anfrage unseres Servers. Die Übermittlung beginnt erst, wenn du in das Adressfeld tippst. Suchergebnisse werden auf unserem Server nur kurzzeitig zwischengespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (komfortable und fehlerarme Adresseingabe). Du kannst die Adresse jederzeit ohne Vorschläge vollständig selbst eingeben.

Betreuung durch unseren Vertrieb

Unsere Vertriebsmitarbeiter können Kundenkonten für dich anlegen und auf deinen Wunsch in deinem Kundenkonto Bestellungen für dich vorbereiten oder aufgeben. Solche Zugriffe werden protokolliert (wer, für welches Konto, wann). Das Zugriffsprotokoll wird 90 Tage nach Ende des jeweiligen Zugriffs gelöscht. Welche Bestellung von welchem Vertriebsmitarbeiter aufgegeben wurde, bleibt für Abrechnung und Auswertung zusammen mit den Bestelldaten gespeichert; die technischen Kennungen dazu werden nach 90 Tagen entfernt. Für die Kundensuche im Vertrieb führen wir ein internes Suchverzeichnis mit Firma, Name, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse und Kundennummer, das mit dem Kundenkonto gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Sicherheitsprotokoll

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. automatisierte Registrierungen, Ausprobieren von Zugangsdaten) protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge wie Registrierung, Anmeldung, Freischaltung und Datei-Uploads. Gespeichert werden die Art des Vorgangs, der Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, ggf. die Kunden- oder Bearbeiternummer, bei Datei-Uploads der Dateiname sowie IP-Adresse und Browserkennung in pseudonymisierter Form (als Prüfwert, nicht im Klartext). Das Sicherheitsprotokoll wird nach 90 Tagen gelöscht, Zähler zur Begrenzung von Anfragen nach 24 Stunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

8. Bestellabwicklung

Zur Abwicklung deiner Bestellungen verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Angaben zum Besteller (Firma, Name, Anschrift)
Lieferadresse (falls abweichend)
E-Mail-Adresse
Bestellte Produkte und Mengen
Rechnungsdaten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Bestelldaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (siehe Abschnitt 13).

Informationen und Angebote per E-Mail

Wir informieren Kunden per E-Mail über eigene Produkte, Neuheiten und Aktionen. Das geschieht entweder auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder, wenn du bereits bei uns gekauft hast, zu eigenen ähnlichen Waren auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG).

Für den Versand nutzen wir den Dienst „Brevo“ der Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Dort werden E-Mail-Adresse, Name und Firma gespeichert. Die E-Mails enthalten Zählpixel und Links, mit denen gemessen wird, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden; wir nutzen diese Angaben, um unsere Informationen zu verbessern.

Du kannst dem Erhalt jederzeit widersprechen bzw. deine Einwilligung widerrufen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an b2b@real-leaf.de. Dafür entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Nach der Abmeldung verwenden wir deine Adresse nicht mehr für diese E-Mails.

9. Zahlungsabwicklung

Wir bieten die Zahlungsarten Vorkasse (Überweisung) und Kauf auf Rechnung an. Bei beiden werden keine Bankdaten über unseren Shop erhoben oder gespeichert, und es ist kein externer Zahlungsdienstleister eingebunden. Du überweist den Rechnungsbetrag eigenständig über dein Kreditinstitut an unser Geschäftskonto. Die Zuordnung der Zahlung erfolgt anhand der Rechnungsnummer.

10. Versanddienstleister

Zur Zustellung bestellter Waren arbeiten wir mit folgendem Versanddienstleister zusammen:

DHL Group (Deutsche Post AG)
Charles-de-Gaulle-Str. 20
53113 Bonn

Zum Zweck der Lieferung geben wir folgende Daten an den Versanddienstleister weiter:

Name des Empfängers bzw. Firmenname
Lieferadresse
E-Mail-Adresse (für Versandbenachrichtigungen, sofern angegeben)

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zur Zustellung der Ware. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

11. Deine Rechte

Dir stehen als betroffene Person folgende Rechte nach der DSGVO zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Du kannst Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über dich gespeichert haben.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO) – Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung deiner gespeicherten Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Du kannst verlangen, die Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Du kannst jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht. Legst du Widerspruch ein, werden wir deine Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen.
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Verwendung deiner Daten für Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Mitteilung an b2b@real-leaf.de oder auf dem Postweg an die oben genannte Adresse. Wir werden dein Anliegen zeitnah, spätestens innerhalb eines Monats, bearbeiten.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: www.ldi.nrw.de

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG – seit 01.01.2025 verkürzt von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).
Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege mit Buchungsfunktion: 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB).
Geschäftsbriefe (empfangen und gesendet): 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB).
Server-Log-Files: rund 30 Tage.
Sicherheitsprotokoll: 90 Tage.
Systemprotokoll und Versandprotokoll der Shop-E-Mails: rund 90 Tage.
Login-Links: 90 Tage nach Ablauf.
Zugriffsprotokoll des Vertriebs: 90 Tage nach Ende des Zugriffs.
Gewerbenachweise: Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich 30 Tage.
Prüfprotokoll der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: 12 Monate.
Im Shop gespeicherte Kontaktanfragen: 12 Monate.
Besucherstatistik des Shopsystems: rund 180 Tage.
Datenbanksicherungen: rund 30 Tage.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist, die Unterlage erstellt wurde oder der Geschäftsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde.

Die technischen Löschfristen werden durch automatische Bereinigungsläufe umgesetzt, die in der Regel täglich stattfinden. Die tatsächliche Löschung kann deshalb kurze Zeit nach Ablauf der genannten Frist erfolgen.

14. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Aufgrund von Änderungen gesetzlicher Grundlagen oder unserer Datenverarbeitungsprozesse kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung findest du stets auf dieser Seite.